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    WPS使用技巧大全

    屲裡旳孩孓13
    2017-08-10 0人閱讀 舉報 0 0 暫無簡介

    簡介:本文檔為《WPS使用技巧大全doc》,可適用于行政領域

    WPS使用技巧大全mdashmdashWPS文字中級教程目錄第一節 起草一份公文簡單公文編輯紅頭文件套打傳真電報編輯領導修訂文稿版記下劃線第二節 辦一張報紙圖文排版文本框的鏈接縱向文本組合及轉成PDF文檔第三節 出一張試卷試卷頭和密封線頁號的處理頁面設置及分欄(補充)語文試卷技巧(拼音、繁簡轉換、稿紙方式)數學試卷技巧(插入公式)試卷答案的隱藏與顯示電子試卷的制作第四節 填一張賀卡(郵件合并)第五節 編輯一本雜志 個性化的頁眉和頁腳 詳解分隔符 樣式和格式 生成目錄第六節 其他辦公技巧 印章的制作 席位牌的制作 信箋紙的制作 插入水印和改變背景色 插入背景音樂第二章 WPS文字中級技巧  第一章里我們學習了WPS文字的一些基本用法。從本章開始我們結合實例講解一些在日常工作中常用的中級技巧其實所謂初級、中級是沒有一個明確的界線的即使你只掌握了ldquo初級rdquo技巧日常工作也基本上沒有什么問題了而我所說的ldquo中級rdquo技巧主要指辦公室工作中的一些應用技巧也許會讓你工作越來效率更高一些工作成果更規范一些罷了。下面就讓我們從起草一份公文說起吧。第一節 起草一份公文  所謂公文是指行政機關在行政管理活動中產生的按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體?! 」挠址趾唵喂?、紅頭文件、傳真電報、公函等很多各類。這里我們逐一介紹一下常用公文的格式及編輯技巧。sect簡單公文編輯  所謂ldquo簡單公文rdquo是我自己胡亂起的一個說法就是指除紅頭文件、傳真電報等正式的、需要上傳下達的文件之外的一般性文字材料吧比如經驗材料、講話稿之類的。雖然說是ldquo簡單公文rdquo但也還是有一定的規矩的比如文檔的主標題用二號小標宋體正文用三號仿宋體而一級標題用三號黑體等等(具體標準大家可以到網上查一下這里不多費筆墨了)?! ∫?、字體的安裝  很多網友在論壇中提到WPSOffice的字體沒有微軟Office的多。這話只說對了一半確實安裝微軟Office后會自動向系統中安裝隸書、幼圓、華文新魏等字體而如果沒有安裝微軟Office只安裝WPSOffice的話則不會有這些字體。但是字體其實是與Office軟件相互獨立的并不依賴Office。也就是說即使不安裝微軟Office我也同樣可以安裝很多字體。這里以系統并不自帶但在公文中卻經常用到的ldquo小標宋簡體rdquo為例講一下如何安裝新字體?! “惭b字體首先要有字體文件我們可以通過百度搜索從網上下載到ldquo方正小標宋簡體rarrdquo或類似的文件將下載到的文件用WINRAR解壓縮即可得到字體文件(FZXBSJWTTF)將其放到一個方便記憶的文件夾(如ldquoC:fontsrdquo)從開始菜單打開ldquo控制面板rarr字體rdquo從ldquo字體rdquo文件夾的ldquo文件rdquo菜單中選擇ldquo安裝新字體rdquo并從對話框中選擇字體文件所在目錄系統會自動識別出字體文件和字體名稱顯示在ldquo字體列表rdquo中選擇要安裝的字體或直接點ldquo全選rdquo選中所有字體再點ldquo確定rdquo即可將選中的字體安裝到系統之中(圖)。其實除了這種ldquo正規rdquo的方法我們也可以直接將字體文件復制到系統的字體文件夾它一般在系統目錄下的ldquofontsrdquo子目錄下(默認為ldquoc:windowsfontsrdquo)我之所以不推薦這種辦法是因為它并非總是有效并且在復制之前你不一定能從字體文件的文件名中明確地知道它是個什么字體因此還是老老實實地用控制面板安裝吧――其實還更簡單些。圖  二、設置默認模板  與MSWORD一樣WPS文字的默認模板也是A紙、空白頁面五號宋體字且沒有插入頁碼與我們日常需要的有相當的差距。顯然如果每次擬制文檔前都重新設置一下文檔的紙型、字體、字號和插入頁碼將是一件非常煩瑣和沒有效率的工作。如果一打開WPS文字生成的新文檔就已經將上述內容設置成我們需要的形式那該有多好啊。其實這一點兒也不難我為大家介紹種辦法供選擇:  第一種方法:默認頁面設置法  新建一個空白文檔雙擊橫向標尺的空白處調出ldquo頁面設置rdquo面板對頁邊距、紙張、版式、文檔網格等項目分別進行設置設置完成后點一下ldquo頁面設置rdquo面板左下方的ldquo默認rdquo按鈕(如圖)系統會提示ldquo是否更改頁面默認值?rdquo(圖)點ldquo確實rdquo即可下次啟動WPS文字程序時頁面設置已經如你所愿了。圖圖    第二種方法:修改默認模板法  用第一種方法只能修改頁面設置如果想同時修改一下默認文檔的字體、字號或者其他更多的信息就無能為力了。讓我們看看第二種方法――修改默認模板法?! ∑鋵嵜看螁覹PS文字時都會調會默認模板ldquonormalwptrdquo這個模板位于ldquoC:DocumentsandSettings用戶名ApplicationDataKingsoftOfficetemplatesrdquo目錄下用WPS文檔的ldquo打開rdquo功能直接找到并修改這個文檔你把它修改成什么樣子下載啟動WPS文檔時新建文檔就是什么樣子。不過有一點必須注意:這個文檔不能用雙擊的方法打開雙擊它的話會以它為模板生成一個新的文檔。除了用WPS文字的ldquo打開rdquo功能外你也可以在資源管理器用右擊該模板并在右鍵菜單中選擇ldquo打開rdquo同樣可以對其進行編輯?! 〉谌N方法:修改右鍵新建樣式  用上面提供的兩種方法可以把WPS啟動時生成的新文檔自定義為任何樣子。但也許你更習慣在桌面空白處右擊鼠標并選擇ldquo新建rarrWPS文字文檔rdquo這樣的方法來新建WPS文檔。無論你先前如何設置你會發現它們對這樣新建的文檔完全沒有效果你新建出來的仍然是老舊的A紙、五號宋體字。這時你不必遺憾請將先前制作好的normalwpt文檔復制一份然后進入WPSOFFICE安裝目錄下的ldquordquo目錄(個人版默認為:C:ProgramFilesKingsoftWPSOfficePersonaloffice),看到一個名為ldquonewfilewpsrdquo的文件了嗎?刪除它再按一下CTRLV,將剛剛復制好的normalwpt粘貼進來并將其改名為ldquonewfilewpsrdquo(注意連擴展名也要改?。?。再到桌面用鼠標右鍵菜單新建一個WPS文件打開看看是不是也變成了你所設置好的默認模板了?  其實在這個目錄下你還會發現newfileet、newfiledps它們分別是WPS表格和WPS演示的右鍵新建文檔的模板文件。怎么樣?是不是有些躍躍欲試了?那就趕緊下手吧?! ∪?、公文模板的制作  用上述辦法可以定制默認模板那么就讓我們來做一個標準公文的模板吧?! ∈紫仁沁M行頁面設置。從ldquo文件rdquo菜單中選擇ldquo頁面設置rdquo或直接用鼠標雙擊橫標尺前面的空白出調出ldquo頁面設置rdquo對話框按照公文的標準要求進行設置。目前的公文推薦使用A紙但也有很多機關喜歡用開諸如此類的設置我們在初級教程中已經掌握了需要說一下的是標準公文對每一頁的行數、每一行的字數都是有嚴格規定的我們可以在ldquo文檔網格rdquo中加以設置。如科所示如果是開紙型選中ldquo指定行和字符網格rdquo然后再設置為每行字符每頁行就比較符合規范了。圖  頁面設置完成后應該插入頁號了。為體現節約辦公目前大多數單位都要求文檔雙面打印并且規范頁號在頁腳的外側也即逢奇數頁在右側逢偶偶數頁在左側。這一點也很容易實現從ldquo插入rdquo菜單中選擇ldquo頁碼rdquo并在ldquo對齊方式rdquo選項中選擇ldquo外側rdquo即可(如圖)。圖  WPS文字內置了很多頁碼格式但很遺憾都不符合新的公文標準。公文標準中要求頁碼用四號宋體字并且左右各有伴個破折號。雖然WPS文字內置了形如ldquordquo的頁碼樣式但頁碼左右的短線太短了并不符合要求。因此在圖中我們選擇了純粹的阿拉伯數字為的是方便修改。再起點擊菜單中的ldquo視圖rarr頁眉和頁腳rdquo激活頁眉和頁腳(也可以直接用鼠標雙擊頁號)把光標定位在頁號所在位置在頁號左右各手中輸入半個破折號(點一個漢字位置)然后將其設置為四號宋體字?! 〖埿秃晚摯a設置好以后我們該設置文字部分了。首先是文章的總標題由于我們是在制作模板索性就在文檔的第一行輸入ldquo總標題rdquo三個字吧把它設置為二號小標宋體并且居中。注意有些人喜歡將標題加粗以示強調其實這并不符合公文標準的要求總標題設置為二號小標宋體已經足夠醒目了不必再加粗??倶祟}下面空一行然后輸入受文單位這里我們就輸入ldquo受文單位rdquo四個字吧將其設置為三號楷體并且頂格寫后面再加一個冒號(:)回車。接下來就是正文了我們就輸入ldquo文章正文rdquo四個字吧設置成三號仿宋并在ldquo段落rdquo屬性中設置成首行縮進字符。注意在ldquo段落rdquo屬性中還要將ldquo段間距rdquo設置為倍行距并勾選ldquo如果定義了網格與則網格對齊rdquo(圖)。圖  正文結束后就應該是落款了。落款用與正文一樣的三號仿宋字但不同的是落款位置是在頁面的中間偏右的位置且落款與落款時間上下要對齊。大家是否記得我們在初級教程中談到過ldquo首行縮進rdquo前提下的ldquo居中對齊rdquo?對了這里剛好用到它。在需要落款的位置用鼠標拖動橫標題上的首行縮進標志到適應的位置輸入ldquo落款單位rdquo再按兩次回車(即輸入一個空行)插入落款時間(如果要插入當前時間可以按快捷鍵ldquoAltIrdquo再按一下ldquoTrdquo,然后選擇合適的格式)注意落款時間要用小寫中文數字(即ldquo二○○八年三月二日rdquo這樣的格式)再次提請注意不要把ldquo○rdquo寫成大寫字母ldquoOrdquo或者阿拉伯數字ldquordquo。然后選中ldquo落款單位rdquo和ldquo落款時間rdquo按一下常用工具欄上的ldquo居中對齊rdquo按鈕就OK了(圖)??煊们懊娴姆椒ò阉O置成WPS文字的默認模板吧以后再起草公文時只需修改相應的部分就可以了。sect紅頭文件套打  上一小節我們講了一般公文如果編輯這一節我們講一講怎樣設計紅頭文件?! ∧壳坝泻芏鄦挝皇褂靡呀泿в泄潭ㄎ淖值奈募垙埲缓笤谶@種文件的相應的位置打印計算機所編輯好的文字這就是平常所說的套打。如下圖、圖2、圖。圖圖圖  文字和格式先做出來用戶在打開套打模板的時候知道該在什么地方輸入相應的內容這樣就需要用到文字隱藏、顯示隱藏文字和套打隱藏文字這三個功能。最終效果就會像圖所示一樣用戶知道該在什么地方輸入相應的內容?! ∥淖蛛[藏  下面我們來看看具體的操作:  首先按照前面章節所說把公文格式做好?! ∪缓蟀鸭t頭部分ldquotimestimestimes省環境保護局文件rdquo全部選中在選中部分單擊鼠標右鍵選擇【字體】選中【效果】中的【隱藏文字】的復選框點擊【確定】如圖:圖  顯示隱藏文字  這時候會發現設置隱藏文字的內容看不見了不用著急我們單擊【工具】菜單中的【選項】選擇【視圖】選項卡中【隱藏文字】復選框如圖。先不要點擊【確定】后面還有操作圖  套打隱藏文字  用戶在設置文字隱藏后這個隱藏文字的位置就會被沒有隱藏的文字所替代這樣就會出現輸入的內容可能覆蓋到已有的文字上為了避免這種情況的發生我們需要再設置一步。仍然是【選項】對話框選擇【打印】選項卡在【隱藏文字(I)】下拉菜單中選擇【套打隱藏文字】即可如圖。這時候點擊【確定】圖  這樣一個套打的文件模板就設置好了如果是經常使用的文件可以把這個文件保存為模板格式(*wpt)以后每次使用只需要調用模板就可以了?! 呙杓t頭文件法  其實更多的時候我們不一定還保存著紅頭文件的原始文檔我們手頭有的只是一張打印好的紙質的文件頭。這樣的話前面的用隱藏文字來套打的方法就英雄無用武之地了。遇到這種情況我們應該怎么辦呢?如果你的辦公室有掃描儀那么恭喜你!  首先用掃描儀將頭紅文件掃描成圖片用WPS文字新建一空白文檔將紙型設置成與文件頭相一致。從【視圖rarr頁眉和頁腳】中進入頁眉編輯狀態通過【插入rarr圖片rarr來自文件】把掃描好的圖片插入到空白文檔中來然后將其調整其大小和位置使其與整個頁面重合退出頁眉和頁腳模板。此時紅頭文件各個部分都已經在頁面中標識清楚了在需要的地方插入文本框并將文本框的邊框顏色設置為ldquo無線條顏色rdquo將【內部邊距】全部設置為ldquordquo(圖、)。圖圖  在文本框中輸入需要的內容即可密級、等級、發文字號都可以用這種辦法準確定位。至于正文部分則不必使用文本框直接在適應的位置開始輸入文字即可。注意:在正式打印之前要記得進入頁眉和頁腳狀態刪除其中的圖片啊――有點卸磨殺驢啊?! ∪绻銢]有掃描儀也沒有什么大不了的可以采取估計的辦法在大概的位置上插入文本框然后打印輸出與文件頭相對照根據位置的偏差情況再調整各個文本框的位置即可?! ⌒〖记桑喝绻枰獙ξ谋究虻奈恢眠M行微調只需用鼠標點擊文本框的邊框使其處于激活狀態(如圖)然后就可以用鍵盤上的方向鍵進行微調了。圖sect傳真電報編輯  在日常辦公中傳真電報也是最為常見的一種行文方式了。傳真電報有自己獨特的格式。如圖所示就是一個比較典型的傳真電報模板。圖  我們來分析一下這個傳真電報報頭文字沒有難度中間的報頭部分也可以用表格輕松解決正文部分更是不在話下。難點在于首頁的頁腳要顯示承辦單位、聯系人、電話以及電報的總頁數等信息而從第頁開始則不顯示這些信息頁腳中僅有一個頁號就好了。其實這也不難。跟我來:  從【插入】菜單選擇【頁碼】在頁腳中插入頁碼(注意:如果想在第頁(即除報頭外的第頁)顯得ldquo--rdquo將ldquo起始頁號rdquo設置為ldquordquo即可。)。然后雙擊橫標尺打開ldquo頁面設置rdquo對話框在ldquo版式rdquo選項卡中勾選【首頁不同】項(圖)??梢园l現首頁的頁腳處已經不再顯示頁號。圖    接下來點擊【視圖―頁眉頁腳】在第一頁的頁腳處插入一個行列的表格并在其中輸入ldquo承辦單位rdquo一行的所有內容再表格的下邊線和左右兩邊的邊線設置為ldquo無rdquo只留下上邊線。至于ldquo共times頁rdquo則可以先輸入ldquo共頁rdquo然后將光標定位于ldquo共rdquo和ldquo頁rdquo之間在ldquo頁眉和頁腳rdquo工具欄上點一下ldquo插入頁數rdquo按鈕即可?! ‖F在第一頁已經完全呈現在我們眼前在第一頁的正文區輸入文字試試當正文文字超出第一頁的范圍后會自己轉入下一頁由于在版式中設置了頁眉頁腳ldquo首頁不同rdquo因此首頁的頁腳顯示的是ldquo承辦單位rdquo一行而從每頁起頁腳中顯示的就是頁號了!sect領導修訂文稿  現在的辦公族真是有福了。寫了稿子送領導批閱后可以直接在電腦上修改輸出就好了。想當初我剛剛到機關工作時都是用鋼筆謄寫到稿紙上的一篇幾千字的稿件即使領導只修改一兩個字也必須重新抄寫一遍!  更有許多領導自己也會用電腦修改下屬的稿子時直接拿電子文檔來自己就在電腦上修改了秘書真是連打字都不用了。只是這樣一來也少了許多學習的機會領導到底改了哪些地方也很難查找了。不過如果讓領導開啟ldquo修訂rdquo模式他在文稿上的每一處增刪都會清楚地標識出來(如圖)。圖  要實現這樣的效果其實是非常簡單的只需要在【工具】菜單中選中【修訂】即可。此時ldquo修訂rdquo菜單圖標呈選中狀態(如圖)此時對文檔做的任何修改都不會立即生效而是會像圖所示那樣將添加的內容和刪除的內容用不同的顏色標記出來。不過可能你的電腦上顯示的與圖所示會有一些細微的差別比如新添加的內容并不是綠色的而是紅色的比如在ldquo刪除內容rdquo標識后面并沒有修訂者的標識甚至修改后與沒有啟動ldquo修訂rdquo狀態沒有什么區別這是為什么呢?  圖  其實修訂后的文稿如何顯示都是可以自行定制的。從【工具】菜單調出【選項】在彈出的面板中切換到【修訂】選項卡你會發現這里可以設置的項目非常多樣化包括ldquo插入內容rdquo、ldquo刪除內容rdquo格式和顏色修訂行的邊框和顏色批注、編號的顏色以及是否使用批注框、是否顯示與文字的連線、是否顯示作者縮寫等等(如圖)。由于這些內容非常直觀易懂我就不多鋁耍蠹易約好饕幌戮涂梢哉莆樟恕圖  此外當文檔進入ldquo修訂rdquo狀態后WPS文字會自動調出ldquo審閱rdquo工具欄(圖)如果沒有自動調出或者不小心關閉了可以在工具欄空白處右擊鼠標選中ldquo審閱rdquo將其調出。在ldquo審閱rdquo工具欄上從左到右功能鍵依次是顯示狀態按鈕(前兩個)定位按鈕(第、個)ldquo接受修訂rdquo按鈕(第個包括ldquo接受(當前)修訂rdquo和ldquo接受所有修訂rdquo)拒絕修訂按鈕(第個包括ldquo拒絕(當前)修訂rdquo和ldquo拒絕所有修訂rdquo)插入批注(第個)突出顯示(第個可設置修訂內容底紋顏色)和修訂狀態形狀(用于切換修訂狀態和普通狀態)。圖  所有設置都比較直觀這里只強調幾點應該注意的地方?! 〉谝魂P于ldquo審閱人rdquo的含義。在左數第個按鈕ldquo顯示rdquo下接菜單中的ldquo審閱人rdquo這個ldquo審閱人rdquo并非當前操作系統(如WindowsXp)的登錄帳號而是WPSOffice的用戶名。在我們安裝WPSOffice個人版完成后第一次運行時會提示輸入用戶信息就是它了。如果在圖中勾選了ldquo顯示作者縮寫rdquo的話在ldquo刪除的內容rdquo后面就會有一個方括號其中顯示修訂者帳號的縮寫。但也許你會發現在你的文檔中方括號中只有一個字母(比如不是ldquobntreesrdquo而是ldquobrdquo)或者顯示的帳號名并不符合你的心意沒關系我們就把它改成你所想要的吧。在圖的ldquo選項rdquo設置面板中切換到ldquo用戶信息rdquo在這里設置一下就OK了(圖)。圖  第二關于批注按鈕。批注按鈕在修訂狀態和非修訂狀態都可以使用但如果是在修訂狀態使用并且批注點與修訂內容一致則在完成修訂(即選擇了ldquo接受rdquo或ldquo拒絕rdquo)后會自動消失可以理解為ldquo為修訂所作的說明rdquo而在非修訂狀態下使用時或者雖然在修訂狀態下但批注在非修訂內容處則因為它本身與修訂內容無關即使執行了ldquo全部接受rdquo或ldquo全部拒絕rdquo也不會消失。但可以通過將顯示模式設置為ldquo最終狀態rdquo使其隱藏而又可以設置為ldquo顯示標記的最終狀態rdquo使其顯示出來可以理解為ldquo為文檔內容所做的注釋rdquo?! 〉谌P于ldquo突出顯示rdquo該功能其實與修訂功能關系不大無論在修訂狀態還是普通狀態都可以用它為文檔中的任何文字(不一定是插入或刪除的部分哦)加上底紋來ldquo突出顯示rdquo。不過奇怪的是雖然效果幾乎一樣但這個功能與通過【格式】菜單下的【邊框和底紋】設置的底紋并非一回事?! 『昧岁P于修訂的那些事兒我們就講到這里吧。最后講一個小技巧如果你既想了解領導是如何ldquo修改rdquo你的材料的而又不想讓領導知道自己在使用ldquo修訂rdquo功能可以在領導修改你的文稿之前開啟修訂狀態并將顯示模式設置為ldquo最終狀態rdquo(注意是在最左的下拉列表中選擇不要錯選了ldquo顯示標記的最終狀態rdquo)并關閉ldquo審閱rdquo工具條。這樣系統會默默在后臺記錄修訂的所有細節但顯示的卻與正常的修改沒有任何區別。至于怎樣才能在領導修改之前完成這些工作就ldquo八仙過海各顯神通rdquo了。sect版記與下劃線  正式公文的最后都有一欄叫ldquo版記rdquo的內容。根據不同的領域公文的ldquo版記rdquo部分也大不相同但有一點是一致的就是版記下要有一條橫貫頁面的直線(圖)圖  這里的關鍵問題是每行文字下面的橫線如何來畫。方法是很多的下面一一道來?! 。ㄒ唬┫聞澗€法  即用ldquo格式rdquo工具條上的ldquo下劃線rdquo按鈕添加是最簡便易行的辦法不過效果不太好。其一是對于沒有文字的地方不會出現橫線要讓橫線貫穿頁面就必須用空格把整行補滿其二是下線劃與文字的距離太近幾乎是貼著文字看上去不夠美觀?! 。ǘ﹍dquo畫rdquo橫線法  即在ldquo繪圖rdquo工具欄上選擇ldquo直線rdquo工具按下SHIFT鍵用鼠標在頁面上ldquo劃rdquo出一條直線。優點是操作比較簡單且不必添加多余的空格。但也有不足之處:在多行文字下ldquo劃rdquo線時多條橫線可能會長短不一當然這個問題可以用復制粘貼的辦法較好的解決另一個問題是多條橫線之間的間距不太好把握把相鄰橫線的間距調整得完全一致要花費一些時間和精力?! 。ㄈ┍砀穹ā 〖催x中需要劃線的文字從菜單中執行ldquo表格rarr轉換rarr文本轉換為表格rdquo將其轉換成一個N行列的表格然后再去掉最上邊和兩個側邊的邊線(設置為ldquo無邊框rdquo)即可。顯示效果相當不錯操作也不算復雜。唯一的不足是在轉換成表格后可能表格寬度會稍稍超出版心范圍需要手工調整一下?! 。ㄋ模┪淖诌吙蚍ā 〖催x中該部分文字從菜單中執行ldquo格式rarr邊框和底紋rdquo在ldquo邊框rdquo選項卡中選擇ldquo自定義rdquo設置好橫線的寬度(即粗細)按下中間和底部橫線的按鈕(如圖)確定即可。圖  在所有方法中大家可以根據自己的習慣來選擇其中一種我個人傾向于文字邊框法其顯示效果最好操作也并不是很復雜。第二節 辦一張報紙  與公文相比報紙的排版非常個性化可謂豐富多彩。不僅有標題、正文更要圖文并茂有許多的圖片穿插在文字中即使是文字也不像公文中的那么ldquo正規rdquo可以橫排、縱排而標題更是花樣繁多helliphellip文字的表達能力是有限的還是讓我們看一張真正的報紙是什么樣的吧(圖)。圖sect圖文排版  首先我們要講的是報頭圖中ldquo中國青年報rdquo幾個大字是偉人毛澤東的手書是用任何輸入法、任何字體都無法重現的因此只能采取插入圖片的辦法和實現。同時報紙中的插圖都都是必須用插圖來實現的。在WPS文字中插入圖片的默認繞排方式是ldquo嵌入型rdquo即把圖片ldquo嵌入rdquo到文字中以便當文字改變時隨文字移動不過這樣一來想任意改變圖片在文檔中的位置就比較困難了。在報紙的排版中由于對絕對位置的要求比較嚴格因此需要把圖片的繞排方式改為ldquo四周型rdquo或ldquo浮于文字上rdquo這樣我們可以隨時把圖片放在頁面的任何位置。除了報頭報紙中的新聞圖片也是通過插入圖片的辦法插到片面的任意位置的。至于版面中直線、方框等簡單圖形則可以用ldquo繪圖rdquo工具欄中的圖形工具輕松完成。但如果要插入比較復雜的圖形或者線條ldquo繪圖rdquo工具無法完成時也可以在PHOTOSHOP等圖像處理軟件中做好后直接以圖形方式插入版面。sect文本框的鏈接  說完了報頭就該說說文章了。為了版面的靈活和排版的準確文章一般采用文本框來實現。目前WPS文字還不支持在文本框中分欄因此對于分成多欄的文章我們還要另想辦法。我的解決辦法是使用多個文本框來完成一篇文章的輸入。這樣就有一個難題:多個文本框之間的文字彼此并不關聯如果前面文本框中的文字做了調整后面的也要隨之調整這樣在校改文章時就會變成非常繁瑣。這里我們要用到一個非常好用的功能――鏈接文本框。當我們選中某一文本框時WPS文字會自動彈出一個ldquo文本框rdquo工具條(見圖)這個工具條不能從ldquo視圖rdquo中調出而只能在我們選擇文本框時自動出現當沒有文本框出現時它會自動消失。圖  我們看文本框工具條的功能非常簡單只有個按鈕從左至右依次是ldquo創建一個文本框鏈接rdquo、ldquo斷開向前鏈接rdquo、ldquo前一文本框rdquo、ldquo后一文本框rdquo和ldquo更改文字方向rdquo。除了ldquo更改文字方向rdquo外其它個按鈕全部與鏈接文本框功能有關?! 『昧碎e話少敘現在就讓我們來這個功能來實現分欄效果吧。以頭版頭條消息《認真履行職責 不負人民重托》為例消息的標題用一個普通的文本框來實現設置好字體字號不必多說。關鍵是消息正文的處理?! 〉谝徊讲迦胍粋€文本框調整后大小約占該消息正文版面的寬并設置好其他屬性這里的關鍵是文本框的ldquo線條顏色rdquo設置為ldquo無線條顏色rdquoldquo內部間距rdquo設置為ldquordquo這個在初級教程中講過也就不多說了?! 〉诙桨训谝徊阶龊玫奈谋究驈椭普迟N份使個文本框一字排開為了整齊起見可以同時選中這個文本框在ldquo繪圖rdquo工具欄中依次點選ldquo繪圖rarr對齊或分布rarr底端對齊rdquo然后再執行一次ldquo繪圖rarr對齊或分布rarr橫向分布rdquo(如圖)這樣設置后個文本框就整整齊齊排好了。圖  第三步選中第個文本框然后在ldquo文本框rdquo工具條上點一下ldquo創建一個文本框鏈接rdquo此時你會發現鼠標變成了一個口缸的形狀把鼠標移到第個文本框上該口缸變成傾斜的像是正在往第個文本框中倒什么東西此時在第個文本框上點一下鼠標左鍵即完成了第、個文本框的鏈接再用同樣的辦法將后面的文本框鏈接到前一個文本框?! 〉谒牟皆诘趥€文本框中輸入文字當第個文本框滿了的時候后面的文字會自動進入第個文本框以此類推直到第個文本框。sect縱向文本  除了橫排的文字有些時候為了活躍版面我們在報紙上還會用到縱向排版的文本。在ldquo繪圖rdquo工具條上有兩個ldquo插入文本框rdquo的按鈕前一個是ldquo文本框rdquo后一個是ldquo豎排文本框rdquo也就是橫向和縱向的了。其實即使開始插入的是橫向文本框要改成縱向的也很容易的事。還記得前一小節講到的ldquo文本框rdquo工具條嗎?最后一個按鈕就是ldquo更改文字方向rdquo如果原來的文本框中的文字是橫向的按一下就會變成縱向的反之如果原來是縱向的按一下就會變成橫向的?! ≈v到縱向文本框有兩點不能忽視:  其一是文字的方向按照古代中文的行文習慣應該是由右向左排的但一些人不懂得這個規則喜歡由左向右排這是錯誤的。當我們將文字設置為ldquo縱向rdquo時默認也是由右向左排如果不是請在【格式】rarr【文字方向】對話框中把它改過來(如圖)。圖  其二是標點符號。橫向文字和縱向文字的標點符號大部分是相同的但是也有一些差異比如小括號、書名號、省略號等應該從原來ldquo豎rdquo的狀態改為ldquo橫rdquo的狀態再比較雙引號在縱向文本中應該用ldquo『』rdquo如圖所示。在一般情況下在我們將文字方向設置為縱向的同時這些標點符號已經自動轉換過來了不用我們去過問但在應用某些不太成熟的字體時有可能會出現標點稱號沒有轉換的情況特別是雙引號仍然顯示為ldquordquo的狀態這時我們就要考慮是否需要重新換一個成熟些的字體了。圖sect組合及轉成PDF文檔  你看辦一張報紙其實也并不像想像的那么復雜吧?接著把整張報紙做完吧在所有工作完成后為了使報紙版面中各元素不會亂跑可以用ldquo繪圖rdquo工具條上的ldquo選擇對象rdquo工具框選所有的元素(包括圖片、文本框、圖形等)然后在任一元素上右擊鼠標執行ldquo組合rarr組合rdquo使整個版面ldquo合為一體rdquo我們這一版報紙就算做好了。如果你還是擔心也許有人會把組合好的對象ldquo分解rdquo開造成跑版那么干脆把它轉成PDF文檔吧。WPS文字可以輕松地把WPS文字和DOC文字轉換為PDF格式只要在常用工具欄上點一下ldquo輸出為PDF格式rdquo按鈕按提示操作就OK了。不過目前WPS文字還不支持打開PDF格式文檔要查看的話還需要安裝PDF的專用閱讀軟件啊?! ∽詈笪姨峁┮粋€制作好的報紙版面請大家參考:中國青年報wps(KB)中國青年報wps(KB)下載次數::第三節 出一張試卷  試卷是教師朋友們接觸最多的辦公應用了吧。從這一節開始我們講一講用WPS文字制作試卷的一些技巧。下面我們以制作一張開紙個版面雙面打印的試卷為例重點講解一些需要注意的要點。sect試卷頭和密封線  制作試卷首選要做的是制作密封線。密封線一般在試卷的左側在密封線外側是學校、班級、姓名、考號等信息。而內側就是試卷的題目了?! ∑鋵嵜芊饩€的制作非常簡單只要插入一個文本框并在其中輸入學校、班級、考號、姓名等考生信息留出足夠的空格并為空格加上下劃線試卷頭就算完成了然后另起一行輸入適量的省略號并在省略號之間鍵入ldquo密封線rdquo等字樣最后將文本框的邊線設置為ldquo無線條顏色rdquo即可(圖)。圖  在制作過程中可能會出現考生信息不能居中的問題即使將其設置為ldquo居中對齊rdquo了可它卻總是有些偏右這是怎么回事呢?原來在WPS文字中是將空格(即使是全角空格)當作西文處理的并且在排版的時候連續的空格會自動被忽略掉因此在圖中極有可能從ldquo學校rdquo到ldquo姓名:rdquo這部分內容居中了但ldquo姓名:rdquo之后的空格被忽略掉了。解決的辦法是選中考生信息部分右擊鼠標在右鍵菜單中選擇ldquo段落rdquo彈出ldquo段落rdquo設置對話框切換到ldquo換行和分布rdquo選項卡選中ldquo換行rdquo項目下的ldquo允許西文在單詞中間換行rdquo(圖)即可。圖  試卷頭做好了但它是ldquo橫rdquo著的怎樣才能把它ldquo豎rdquo起來呢?用鼠標右擊該文本框選擇ldquo設置對象格式rdquo在ldquo文本框rdquo選項卡中勾選上ldquo允許文字隨對象旋轉rdquo確定退出(圖)。圖  這時我們再次選中文本框把光標放到文本框正上方的綠色調整點上會發現光標變成一個旋轉的形狀(圖)此時調整鼠標位置好可旋轉這個文本框按下SHIFT鍵可以較好地定位到左旋度的位置(也即旋轉度如圖)放開鼠標右鍵并用鼠標點一下文本框之外的位置這個文本框就ldquo豎rdquo起來了。用鼠標把它拖動到頁面的左側即完成了試卷頭的制作。圖圖sect頁號的處理  試卷頭做好了下面就是試題了。其實試題的排版上并沒有什么特別要的要求起碼比編輯報紙要簡單一些因此我們就不多講了。這一小節主要講一下頁碼的設置。如前所述我們要做的試卷是開版雙面印刷。也就是說紙的一面有兩個版也就需要兩個頁號(如圖)。圖  而WPS文字并不支持為每欄插入頁號這又該怎么辦呢?  平時我們在文檔中插入的頁號其實都是用ldquo域rdquo來實現的。試一下在任意文檔中進入ldquo頁眉和頁腳rdquo編輯狀態然后按快捷鍵ldquoCtrlFrdquo會在光標位置上出現一對大括號({})并且光標在這個大括號的中間。在其中輸入英文ldquopagerdquo再按一下快捷健ldquoShiftFrdquo看到什么了?對大括號連同其中的ldquopagerdquo消失了取而代之的是當前頁的頁號!這就是ldquo域rdquo。在WORD中域代碼可以參與計算這樣在制作試卷的頁碼時就可以利用計算公式來實現。比如在第一面的頁腳中輸入兩個ldquo第頁 共頁rdquo然后在第一個ldquo第rdquo與ldquo頁rdquo之插入代碼ldquo{{PAGE}*}rdquo在ldquo共rdquo與ldquo頁rdquo之間插入ldquo{{NUMPAGES}*}rdquo在第二處則將ldquo第rdquo與ldquo頁rdquo之間的代碼改為ldquo{{PAGE}*}rdquo并利用空格或者制表符來調整頁腳文字到適應的位置即可實現?! 『昧宋页姓J上面說遠了。其實WPS是不支持域的計算的。上面的辦法只能在WORD中用在WPS文字中是不起作用的。在WPS文字中我們只好采取變通的方法了。我的辦法是在第一面直接在頁腳中輸入ldquo第頁共頁rdquo和ldquo第頁共頁rdquo并把它們調整到適應的位置。等到第一面內容滿了進入反面的時候其頁腳處仍然是ldquo第頁共頁rdquo和ldquo第頁共頁rdquo這可不行穿幫了!記住在第一頁內容排滿后先插入一個ldquo下一頁分節符rdquo然后在反面進入頁腳編輯狀態此時在出現的ldquo頁眉和頁腳rdquo工具條上ldquo同前節rdquo按鈕是處于ldquo按下rdquo狀態的用鼠標點擊一下使其呈ldquo彈起rdquo狀態(圖)這樣我們就可以設置與前一節不同的頁眉和頁腳了。圖  用前面的辦法在第欄和第欄下面分別改成ldquo第頁共頁rdquo和ldquo第頁共頁rdquo。哈哈解決了穿幫的問題了!這個辦法很笨是吧?這一點我承認讓我們祈禱WPS的域快些支持計算功能吧。不過因為試卷的頁數都不會太多(一般不會超過頁吧)因此方法雖然笨了一點但還是比較有效的?! ≡嚲砬昂箜摫仨毞止澋囊驗樵嚲硪话闶请p面打印這樣第一頁左邊是密封線故左邊距要大一些而背面(即第二頁)就應該是右邊距大一些否則試題內容就要被裝訂起來了。PS:謝謝提醒。不過這樣的效果也不一定必須要分節來實現?,F撰寫一部分補充到這里不會介意吧?――bntreessect頁面設置及分欄(補充)  這一部分沒有什么難點。頁面選擇開紙橫向將一個頁面分成欄即可。唯一需要注意一下的是在進行頁面設置時要注意為密封線留出足夠的空間。我們知道密封線通常在試卷正面的左側那么反過來就是右側了。遺憾的是WPSOffice在WPS文字中并沒有提供ldquo對稱頁邊距rdquo的功能。我們需要另外想辦法來實現這一效果了?! ∵M入ldquo頁面設置rdquo對話框在ldquo預覽rarr應用于rdquo下選擇ldquo整篇文檔rdquo在ldquo頁邊距rdquo選項卡中將ldquo裝訂線位置rdquo設置為ldquo左rdquo將ldquo裝訂線寬rdquo設置為一個適應的數字(比如)然后切換到ldquo版式rdquo選項在ldquo頁眉和頁腳rdquo選項中勾選ldquo奇偶頁不同rdquo(如圖)并確定?! ∵@時我們會發現試卷正面左邊距較大而反面的右邊距較大剛好讓我們來安排試卷頭和密封線。sect語文試卷技巧  語文試卷主要以文字為主這是WPS文字的長項也沒有更多的技巧因此這一小節我們主要講一講在語文試卷中用到的文字之外的東西。其中之一是拼音不過關于拼音的問題在我們的初級教程中已經講得比較到位了因此這里就不多講了如果要復習一下請回到第一章?! 〕似匆粼谡Z文試卷中無法避免的部分就是作文。具體到技巧方面就是稿紙制作。雖然在初級技巧中也談到了稿紙但WPS內置的ldquo稿紙方式rdquo是應用于整個文檔的而語文試卷中的稿紙只占試卷的一部分(如圖)。其實要實現這一功能并不需要用到WPS文字提供的稿紙方式只需用表格即可輕松搞定?! D  第一步利用常用工具欄上的ldquo插入表格rdquo工具插入一個行列的表格選中第一行將文字大小設置為號字再通過ldquo格式rdquo菜單將行間距設置為ldquo單倍行距rdquo并使ldquo如果定義了文檔網格則與網格對齊rdquo處于未選中狀態(圖)確定?! D  第二步仔細調整單元格大小使之看起來比較美觀(即使每個單元格都大小一致并基本呈正方形)?! 〉谌綄⒌诙兴袉卧窈喜橐粋€單元格把光標置于單元格中將字號設置為號或更小調整單元格的高度使之為第一行高度的半左右?! 〉谒牟綄⒈砀窬€的顏色設置為綠色(如果是黑白試卷則不需此步)。第五步全選整個表格復制將光標置于表格下面的一行反復粘貼即可生成連續的空白稿紙。sect數學試卷技巧(插入公式)新版WPSOffice(及以上版本)已經加入公式編輯器了這一部分內容可以不必看了?! 祵W試卷主要涉及的問題是種類數學公式的輸入問題。目錄WPSOFFICE還不直接支持公式輸入要實現公式輸入必須借助于第三方軟件比如Mathtype就是一款比較好用的數學公式編輯器?! ∈紫仍诰W上下載MathType(當前版本為漢化版下載地址:http:wwwonlinedownnetsofthtm)安裝并注冊?! “惭b好MathType后打開WPS文字點擊ldquo插入―對象rdquo出現如圖設置面板選擇ldquo新建rdquo在ldquo對象類型rdquo中選擇ldquoMathtypeEquationrdquo單擊ldquo確定rdquo即可打開ldquoMathtyperdquo的主界面(圖)。圖圖  在這里編輯你需要的公式編輯好了用鼠標選擇ldquo文件―關閉并返回到文檔rdquo此時會提醒你ldquo保存改變到文檔中的公式嗎?rdquo選擇ldquo是rdquo即退出ldquoMathTyperdquo并將編輯好的公式插入到文檔中了?! ∫院笕绻獙街械臄祿M行修改只要在文檔中雙擊該公式即可調用ldquoMathTyperdquo對公式進行編輯修改非常方便?! ∽⒁猓河么朔椒ú迦氲轿臋n中的公式采用的是號字大小并且無法通過格式工具欄中的ldquo字號rdquo列表或者格式菜單中的ldquo字體rdquo來改變其大小要改變大小的話可以先用鼠標左鍵單擊該公式在其周圍公出現個白色調整點和個綠色調整點(如圖)個白色調整點可以調整公式的大小和位置那個綠色調整點則可以用來旋轉公式。圖  如果你覺得這樣操作還是太麻煩的話建議到論壇下載初少版主制作的插件(下載地址:http:wwwxyemscnWPSwpsaddinrar)下載解壓縮后在目錄中雙擊ldquoinstallbatrdquo即可成功安裝。安裝完成后再次打開WPS文字時在ldquo常用工具rdquo條上即可看到ldquo調用公式編輯器rdquo按鈕(圖)。單擊這個工具就可以調用Mathtype來編輯公式了。圖  另據我測試如果你的系統中安裝了MSOffice以上版本則不必安裝Mathtype按下ldquo調用公式編輯器rdquo后會自動調用MSOffice的公式編輯器。sect試卷答案的隱藏與顯示  試卷出好了做為教師還需要擬制標準答案。但是這里又有一個難題:把答案放到另外一個文檔中時間長了可能記不起哪個試卷文檔與哪個答案文檔相配套要從成百上千的答案文檔中找出所需的絕非易事而如果把答案與試卷放在同一目錄下設置成相關的文件名或者干脆把答案做在試卷中的話則他人也很容易找到答案這樣答案的保密性就無從保證了?! ∑鋵嵆浞掷肳PS文字的功能巧施ldquo障眼法rdquo就可以ldquo魚和熊掌兼得rdquo。既把答案放到了試卷中別人又不能輕易看到?! 〉谝徽涎鄯ǎ喊咨淖?。即把答案文字的顏色設置為白色這樣雖然答案明明白白地擺在那里卻很難被發現?! 烖c:簡單易用特別適合制作選擇題、填空題等標題試卷的答案?! ∪秉c:雖然看不到但答案占位置如果選中這些文字則會有黑色文字塊出現(圖)雖然不重新設置顏色仍看不到內容但答案藏身的位置已經暴露別人揪出答案只是早晚的事。圖  第二障眼法:隱藏文字。先將答案輸入到解答的位置然后選中答案文字從ldquo格式rdquo菜單中進入ldquo字體rdquo設置面板在ldquo字體rdquo選項卡中勾選ldquo效果rdquo下的ldquo隱藏文字rdquo。這時你會發現在ldquo預覽rdquo中已經看不到任何文字了(圖)確定后在文檔中剛剛選中的部分就ldquo人間蒸發rdquo了并且你連它所在的位置都找不到。圖  如果你勾選ldquo隱藏文字rdquo后發現無論是預覽框還是文檔中被隱藏的部分還是能顯示出來那么請從ldquo工具rdquo菜單中進入ldquo選項rdquo設置面板。然后在ldquo視圖rdquo選項卡中看是否勾選了ldquo隱藏文字rdquo如果勾選了趕緊把它取消確定后文檔中的隱藏文字已經不再顯示了。圖  不過除此之外還有一個更方便的辦法使隱藏文字ldquo現身rdquo就是用鼠標左鍵點擊一下ldquo常用工具rdquo條上的【顯示隱藏編輯標記】按鈕當其呈ldquo按下rdquo狀態時所有的編輯標記(包括隱藏屬性的文字)都將現身而當我們再點擊一下使其呈ldquo彈起rdquo狀態時則所有的編輯標記都不留一點痕跡了?! 烖c:答案不占位不易被發現?! ∪秉c:按一下ldquo顯示隱藏編輯標記rdquo即現原型遇到不想看到回車符或其他編輯標記的人隨意點一下就現原形了?! 〉谌涎鄯ǎ呵捎糜蚬δ?。隱藏文本本來不是ldquo域rdquo的功能卻也不妨讓它ldquo客串rdquo一下。在需要輸入答案的地方按一下快捷鍵ldquoCtrlFrdquo則會插入一對大括號ldquo{}rdquo在此大括號中輸入標準答案然后再按一下快捷鍵ldquoShiftFrdquo包括大括號在內的所有域代碼都不見了?! 烖c:不占位置不易查覺也不容易因其它操作而現身(必須在域代碼的插入點按ldquoShiftFrdquo才會現身)?! ∪秉c:如果自己都忘記這里有答案的話也是很難找到或想起哦?! ⌒√崾荆骸 ?、作為域代碼標記的大括號必須是用快捷鍵ldquoCtrlFrdquo或從菜單l

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